KZ | RU
RSS

Навигация

Памятные даты

История Казахстана

Видеотека









Контакты

Почтовый адрес: 040000, г.Талдыкорган, ул. Кабанбай батыра, 48
Адрес электронной почты: kultura-tald@mail.ru
Тел.Факс: 8-/7282/ 24-16-23

Работа с источниками комплектования Государственных архивов

 
 

 

Алматы облысының білім басқармасының және оның аудандық, қалалық бөлімдерінің сонымен қатар аудандық, қалалық жоғарғы, орта білім беру мекемелерінің іс жүргізу және ведомстволық мұрағаттағы құжаттарды сақтау жағдайына қорытынды
АКТІСІ
 

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 18 бабының 1 тармағының 20 тармақшасына, ҚР Мәдениет және Ақпарат комитетінің төрағасымен бекітілген 2013 жылға арналған жоспарына сәйкес Алматы облысының мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының мамандары Алматы облысының білім басқармасының және оның аудандық, қалалық бөлімдерінің сонымен қатар аудандық, қалалық жоғарғы, орта білім беру мекемелері мен кәсіпорындарының іс жүргізу мен ведомстволық мұрағаттағы құжаттарды сақтау жағдайына кешенді тексеру жүргізді. Кешенді тексеру жоспарланған 46 мемлекеттік мекемелер мен кәсіпорындарда өтті.

Мұрағат қызметкерлері облыс бойынша білім мекемелері мен кәсіпорындарына «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары», «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінің» негізінде істер номенклатураларын, іс жүргізу бойынша қағидаларын, ведомстволық мұрағат және сараптау комиссиясы туралы ережелерін дайындауда әдістемелік және тәжирибелік көмек көрсетті.

Тексеруден өткен мекемелер мен кәсіпорындарда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету мен ведомстволық мұрағаттарға жауапкершілік (әрі қарай БҚҚ) мамандарға бұйрықтармен жүктелген.

Мекемелер мен кәсіпорындардың БҚҚ мен құжаттарды сақтау мәселелері бойынша нормативтік-құқықтық және ғылыми-әдістемелік базасымен толық қамтамасыз етілген.

Кешенді тексеруден өткен мекемелер мен кәсіпорындардың кіріс және шығыс құжаттарын тіркеу мен бұйрықтар мен хаттарды рәсімдеу «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелерінің» 16 қосымшасына сәйкес. Бүлінген бланкілер актілермен жойылған. Құжаттар мемлекеттік және орыс тілдерінде рәсімделіп, толтырылған.

Білім беру мекемелерінде азаматтардың өтініштері АИС ЕУОЛ және кіріс және шығыс құжаттары LOTOS NOTES бағдарламасы бойынша электрондық құжат айналымы жүйесінде сонымен қатар журнал жүзінде де тіркелген. Мекемелердің мөртабандары мен мөрлері арнайы отқа төзімді темір сейфтерде сақталады.

Іс жүргізу бойынша қағидалары және сараптау комиссиясының, ведомстволық мұрағат туралы ережелері «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына» сәйкес.

Құнды құжаттарды сараптау жұмыстарын ұйымдастыру және жүргізу, мемлекеттік сақтау мерзімі өткен құжаттарды жою, істерді реттеу, іріктеу, істер номенклатурасын құру үшін мекемелер мен кәсіпорындарда сараптау комиссиялары құрылған.

Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңына сәйкес қызмет барысында пайда болған тарихи-ғылыми, саяси немесе мәдени маңызы бар құжаттар сақталатын ведомстволық мұрағат бөлмелері Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарты 1237-2004 жылғы «Қағаз күйіндегі тасымалдаушы. Мұрағат сақтаудағы жалпы техникалық талаптар» стандартына сай жабдықталған.

Тексеруден өткен білім саласы бойынша 46 мекеменің ішінен 31 мекемелердің құжаттары ғылыми-техникалық өңдеуден өтіп, тізімдемелері мен жою актілері басқарманың СТК мен келісілген. Мысалы: Еңбекшіқазақ ауданының білім бөлімінің және осы ауданға қарасты Абылайхан атындағы № 4 орта мектебінің құжаттары 2012 жылға дейін, Жамбыл, Қарасай, Райымбек аудандарының білім бөлімдерінің құжаттары 2010 жылға дейін, Ұйғыр ауданының білім бөлімінің құжаттары 2009 жылға дейін, Бақанас аграрлы-индустриалдық колледжінің, Көксу ауданының білім бөлімінің құжаттары 2008 жылға дейін, Алматы облысының білім басқармасының, Қаратал, Талғар, Ақсу, Көксу аудандарының білім бөлімдерінің және Қаратал, Көксу, Талғар аудандарының білім бөлімдеріне қарасты мектептерінің, Ақсу политехникалық, Талғар медицина,Талдықорған заң колледждерінің құжаттары 2007 жылға дейін және т.б.

Алайда, тексеруден өткен мекемелер мен кәсіпорындарда кемшіліктер де кездесті. Атап айтсақ:

Кешенді тексеруден өткен мекемелер мен кәсіпорындардың жедел кеңестері мен алқа отырыстарында іс жүргізу және ведомстволық мұрағат жұмысы жеке сұрақ болып көтерілмеген.

Алматы облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының сараптау-тексеру комиссиясымен тексеруден өткен мекемелер мен кәсіпорындардың 63 пайызы келісілмеген істер номенклатураларымен жұмыс жасағандығы анықталды. Мысалы: Алматы экономикалық, Талдықорған сервис және технология, Талдықорған қаласындағы Қ. Байсейітов атындағы саз, Бақанас аграрлы-индустриалдық, Шонжы политехникалық, Сарқан гумманитарлық, Есік гумманитарлық – экономикалық, Сарыжаз кәсіптік-техникалық колледждерінің, Талдықорған қаласындағы № 20, Талдықорған қаласындағы № 24 Экономика және бизнес арнаулы лицейлерінің, Балқаш, Ескелді, Сарқан ауданының және Қапшағай, Талдықорған қалалық білім бөлімдерінің 2010-2012 жылдарға арналған істер номенклатуралары Алматы облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының сараптау-тексеру комиссиясымен келісілмеген.

Алматы экономикалық колледжінің, Райымбек ауданының білім бөлімінің Қазақстан Республикасының Елтаңбасы бейнеленген қатаң есептегі хат және бұйрық бланкілері талапқа сай емес. Қаратал ауданының білім бөлімінде, Талдықорған қаласындағы № 24 Экономика және бизнес арнаулы лицейінде, Талғар медицина, Бастөбе сервистік-техникалық, Талғар агробизнес және менеджмент, Шонжы политехникалық, Сарыжаз кәсіптік-техникалық, Бақанас аграрлы-индустриалдық, Талдықорған қаласындағы Қ. Байсейітов атындағы саз, Талдықорған заң, Көксу акылшаруашылық, колледждерінде, Абылай хан атындағы № 4 орта мектепте, А. Мәлкеев атындағы Есік қазақ-түрік лицей-интернатында Қазақстан Республикасының Елтаңбасы бейнеленген қатаң есептегі хат және бұйрық бланкілері жоқтығы анықталды.

Білім бөлімдеріне қарасты мектептердің негізгі қызмет, жеке құрам, іссапар және еңбек демалысы бойынша бұйрықтарының реттік нөміріне сызықша арқылы «-ө,-ж/қ,-і,-д» литерлері қойылмаған сонымен қатар дұрыс топталмаған. Жеке құрам бойынша бұйрықтар мен іссапар және еңбек демалысы бойынша бұйрықтардың сақтау мерзімдері әр түрлі болғандықтан бөлу тәртібі сақталмаған. Мысалы: Сарқан ауданының білім бөлімі, Сарқан гуманитарлық, Талдықорған агро-техникалық колледждері, Талдықорған қаласындағы № 20, № 24 Экономика және бизнес арнаулы лицейлерінің және т.б.

Талдықорған қаласындағы № 20, № 24 Экономика және бизнес арнаулы лицейлерінің, Талдықорған агро-техникалық, Талдықорған сервис және технология, Талдықорған заң, Талдықорған политехникалық, Алматы экономикалық, Талдықорған қалалық медицина, Көксу ауылшаруашылық, Ақсу политехникалық, Жаркент гуманитарлық-техникалық, Текелі кәсіптік, Сарыжаз кәсіптік-техникалық, Бақанас аграрлы-индустриалдық, Талдықорған қаласындағы Қ. Байсейітов атындағы саз, Сарқан гумманитарлық, Бастөбе сервистік-техникалық, Шонжы политехникалық колледждерінің, І. Жансүгіров Жетісу мемлекеттік университетінің, Балқаш, Сарқан, Ескелді, Қаратал, Үйғыр, Талдықорған, Текелі, Қапшағай қаласының білім бөлімдерінің, Алматы облысы бойынша педагог қызметкерлердің біліктілігін арттыру институтының, іс жүргізу бойынша қағидалары, сараптау комиссиясы, ведомстволық мұрағат туралы ережелері Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына сәйкес Алматы облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының әдістемелік комиссиясымен келісілмеген.

Талдықорған қаласындағы № 20, № 24 Экономика және бизнес арнаулы лицейлерінің, Талдықорған заң, Талдықорған агро-техникалық, Талдықорған сервис және технология, Талдықорған политехникалық, Сарыжаз кәсіптік-техникалық, Бақанас аграрлы-индустриалдық, Талдықорған қаласындағы Қ. Байсейітов атындағы саз, Шонжы политехникалық, Жаркент гуманитарлық-техникалық, Сарқан гумманитарлық, Көксу акылшаруашылық колледждерінің, Талдықорған қалалық, Сарқан, Райымбек, Іле, Ескелді, Балқаш аудандарының білім бөлімдерінің, І. Жансүгіров атындағы Жетісу мемлекеттік университетінің, Алматы облысы бойынша педагог қызметкерлердің біліктілігін арттыру институтының сараптау комиссиясының құрамы бекітілмеген, жоспары құрылмаған және хаттамаланбаған.

Талдықорған қаласындағы № 20, № 24 Экономика және бизнес арнаулы лицейлерінің, А. Мәлкеев атындағы Есік қазақ-түрік лицей-интернатының, Сарыжаз кәсіптік-техникалық, Сарқан гумманитарлық, Талдықорған заң, Талдықорған агро-техникалық колледждерінің, Іле, Алакөл, Қаратал, Ескелді, Панфилов және Қапшағай, Талдықорған қалалық білім бөлімдерінің, Алматы облысы бойынша педагог қызметкерлердің біліктілігін арттыру институтының, ведомстволық мұрағаттары Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарты 1237-2004 жылғы «Қағаз күйіндегі тасымалдаушы. Мұрағат сақтаудағы жалпы техникалық талаптар» стандартының талаптарына сай емес.

Сарқан, Талғар, Кербұлақ аудандарының білім бөлімдерінде, Талдықорған қаласындағы Қ. Байсейітов атындағы саз колледжінде ведомстволық мұрағат бөлмелері мүлде бөлінбеген.

Қапшағай қаласының білім бөлімінің құжаттары 2010 жылдың 22 қазанында ведомстволық мұрағат ішіндегі су құбырлары жарылғандықтан нәтижесінде 1997-2002 жж. тұрақты сақталатын құжаттары бүлінген. Талдықорған заң колледжінің ведомстволық мұрағатында 1994 ж. 12 наурыз айында өрт болған. Бүлінген құжаттарға құжаттардың 1/3 бөлігі өртеніп кеткен осы жағдай ведомстволық мұрағаттың талапқа сай жабдықталмағанын және мекемелер мен кәсіпорындар басшыларының құжаттарға селқос қарағандығын аңғартады. Жоғарыда аталған мекемелер мен кәсіпорындардың бүлінген құжаттарға жою актісін формальді түрде жасап қойғанымен, жергілікті мұрағаттан мұрағатшыларды және төтенше жағдайлар мекемелерінен комиссия мүшелігіне қоспаған. Тексеру кезінде өрт болған жағдайынан бері актісі мұрағат басқармасының сараптау-тексеру комиссиясына ұсынылмаған. Жоғарыда аталған мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттарды заңсыз жою фактілері анықталды.

1998 жылғы 22 желтоқсандағы қабылданған «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасы» Заңының 13 бабының 1-1 тармағының негізінде мекемелер мен ұйымдар құжаттарын ведомстволық сақтау мерзімдері аяқталғаннан кейін тұрақты сақтау мерзімімен мемлекеттік сақтауға өткізу мерзімдері сақталмағаны анықталды. Мысалы: Алматы экономикалық колледжі 1949 жылдан, Сарыжаз кәсіптік-техникалық колледжі 1972 жылдан, Алматы облысы бойынша педагог қызметкерлердің біліктілігін арттыру институты 1976 жылдан, Есік гумманитарлық – экономикалық колледжі 1987 жылдан, Панфилов ауданының білім бөлімі 1991 жылдан, Іле ауданының білім бөлімі 1992 жылдан, А. Мәлкеев атындағы Есік қазақ-түрік лицей-интернатының құжаттары 1994 жылдан, Кербұлақ аудандық білім бөлімі 1995 жылдан, Ескелді ауданының білім бөлімі 1998 жылдан, Сарқан гумманитарлық колледжі 1998 жылдан, Текелі кәсіптік колледжі, Текелі қаласының білім бөлімі 2000 жылдан, Бастөбе сервистік-техникалық колледжі 2002 жылдан құжаттарын ғылыми-техникалық өңдеуден өткізбеген.

Талдықорған мемлекеттік мұрағатының келісу құқығы болмаса да қызметін асыра пайдаланғаны анықталды. Мысалы: Талдықорған заң колледжінің 2003-2007 жылғы тізімдемелері және сақтау мерзімдері аяқталған құжаттардың жою актісі Талдықорған мемлекеттік мұрағатының сараптау комиссиясымен келісілген.

Тексеруден өткен аудандық, қалалық білім бөлімдеріне қарасты мектептердің Қазақстан Республикасының елтаңбасы бейнеленген қатаң есептегі хат және бұйрық бланкілері болмағаны және осы уақытқа дейін құжаттары ғылыми-техникалық өңдеуден өткізбегені анықталды.

Кешенді тексерулердің нәтижесін қорыта келе, білім беру мекемелері мен кәсіпорындарының басшылары ведомстволық мұрағаттарының талапқа сай жабдықталуына, құжаттарын уақытылы ғылыми-техникалық өңдеуден өткізілуіне, елтаңбалы бланкілеріне талапқа сай тапсырыс беруіне және тіркеуіне, істер номенклатурасын уақытылы бекітілуіне, сараптау комиссиясының жоспарға сай жұмыс істеуіне, біліктілігін көтеру курстарын немесе семинар-кеңестер ұйымдасыруына көп көңіл бөлінуі тиіс деген тұжырым жасауға болады.

 

Басқарма басшысы                                           Р. Есдәулетов